Mitarbeiter verschwenden bis zu einem Tag pro Woche mit Informationssuche
Laut einer kürzlich veröffentlichten Studie wenden Mitarbeiter bis zu 8 Stunden pro Woche für das Suchen von Informationen auf.
Das Problem ist bei weitem nicht neu. Schon seit längerem zeigen Untersuchungen immer dasselbe Bild. Das Aufspüren von Informationen nimmt teilweise schon detektivische Ausmaße an. Ein nicht unerheblicher Teil der Wertschöpfung wird tagtäglich für das Durchforsten von Daten und Dokumenten aufgewendet. Die Informationssuche stellt somit mit Abstand den größten Produktivitätsfresser im Büroalltag dar. Tendenz steigend.
Technologische Innovationen, die Datenakquise-Prozesse zu beschleunigen, wurden in der Vergangenheit immer wieder durch das rasante Datenwachstum egalisiert.
Im Hamsterrad täglichen Suchens und nicht immer Findens von Information
Jeder zweite Büromitarbeiter verbringt bereits jetzt mehr Zeit mit dem Suchen von Informationen als für die Bearbeitung von E-Mails und Nachrichten. Im Zusammenspiel hierarchischer Abstimmungsprozesse, verlangsamt diese Entwicklung teilweise ohnehin bereits lange Entscheidungswege zusehends.
Im Raum steht mehr und mehr die Frage wieweit Unternehmen überhaupt noch in der Lage sind, Daten termingerecht, vollständig und korrekt aus dem eigenen Datenbestand abzurufen und zu interpretieren. Diese in vielen Unternehmen noch stark manuell gestützten Prozesse bilden oft einen ungeliebten Engpass.
Und nicht nur das. In einem konkreten Fall konnte ich sogar miterleben, dass ein Unternehmen einen Rechtsstreit aufgrund nicht mehr auffindbarer Dokumente verlor. Der Schaden für die Organisation betrug dabei mehrere Millionen Euro.
KI gestützte Datenmarktplätze als Drehscheibe der Datenbeschaffung
Abhilfe schaffen kann hier die Einführung eines einheitlichen Daten-Gesamtsystems, ein sogenannter „Datenmarktplatz“ der unabhängig von Ort und Quelle agiert.
Im Wesentlichen bieten diese unternehmenseigenen „Datenmarktplätze“ der Organisation alles aus einer Hand an, gehen dabei aber weit über die Rolle eines klassischen Data Warehouse hinaus. Ist ein Data Warehouse oft ein Sammelplatz stark aggregierter und kopierter Datenbestände vereint ein Datenmarktplatz den unverfälschten Zugang zu allen Unternehmensinformationen. Inhaltlich ist ein Datenmarktplatz mit einer Sammlung von „Wegweisern“ zu vergleichen welche Ort, Umfang und Quelle der Originalinformation (bzw. Dokumente) enthält. Diese „Bibliothek“ wird nun von Software Robotern betrieben, die ähnlich einer Maschine in einem physikalischen Warenlager Informationen verarbeitet, verstaut und abruft. Hier spielen künstliche Intelligenz und andere kognitive Technologien bereits eine große Rolle, um einen schnellen Zugang zum Datenbestand zu gewährleisten.
Diese kognitiven Agenten (Daten-Bots) sind für die Verwaltung aller Datenprozesse und die Steuerung aller administrativen Aufgaben verantwortlich. So unterstützen sie die tagtäglichen Aufgaben einer Organisation und ermöglichen in einer agilen Geschäftswelt rasche Ergebnisse, die nicht mehr vom Wissen und der Entscheidungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter abhängen. Daten-Bots können Geschäftsanforderungen in den richtigen Kontext setzen, eigenständige Auswertungen, Interpretationen und Erkenntnisse ermöglichen und relevante Unternehmenskennzahlen überwachen.
Gleichzeitig sind sie in der Lage, Daten zu lokalisieren und mit entsprechenden Metadaten zu einem umfassenden Datensatz zu verknüpfen.
Fazit
Anwender erfahren durch diese Art der ganzheitlichen Integration elementare Hilfestellung, die für ihre Marktsituation und Geschäftsabläufe am besten geeigneten Daten auszuwählen und so manuelle Suchen überflüssig zu machen.
