Das Projekt PHOENIX hat einen wichtigen Meilenstein erreicht: Die Ablösung eines über 25 Jahre gewachsenen Eigenentwicklungssystems und die Einführung des modernen TCmanager® LMS der Firma SoftDeCC, gemeinsam mit der Expertise der Gemsensprung GmbH.
Das Ergebnis: in-scope, on-time und under-budget. Ein Vorzeigeprojekt, das Maßstäbe setzt.
10 Gemsen
3 Jahre
DB Training, Learning & Consulting – als zentraler Bildungs- und Beratungspartner der Deutschen Bahn – steht seit Jahrzehnten für höchste Qualifizierungsstandards. Rund 290.000 Lernende pro Jahr, über 3.500 Bildungsangebote, 60 Standorte: Das sind beeindruckende Zahlen.
Herausforderung:
Dringender Erneuerungsbedarf
Gesteuert wurden die komplexen Bildungsprozesse von DB Training bislang durch eine in die Jahre gekommene Eigenentwicklung. Eine Lösung, die bei ihrem Start modern war, nun aber den wachsenden Anforderungen in Flexibilität, Transparenz und Effizienz nicht mehr gerecht wurde. Spätestens zum 31. Dezember 2025 war die Abschaltung des Systems unumgänglich.
Die Herausforderung:
- Ablösung einer über 25 Jahre gewachsenen Systemlandschaft
- Harmonisierung gewachsener Bereichsprozesse
- Aufbau einer skalierbaren, integrationsfähigen Plattform für künftige Anforderungen
Mehrere Anläufe zur Einführung einer Nachfolgelösung waren zuvor aus unterschiedlichsten Gründen nicht erfolgreich. Der Handlungsdruck war hoch.
Projektstart:
Die Weichen neu stellen
Ende 2021 / Anfang 2022 wurde die Gemsensprung GmbH mit dem klaren Auftrag an Bord geholt, einen unabhängigen Projekt-Check durchzuführen. Die Analyse zeigte schnell: Es reicht nicht, nur eine Software auszuwählen. Das Projekt braucht eine komplette Neuausrichtung – methodisch, organisatorisch und kulturell.
Die wichtigsten Ergebnisse des Projekt-Checks:
Klare Definition der Ziele und Scope-Abgrenzung
Strukturierung der Projektorganisation und Rollen
Identifikation kritischer Erfolgsfaktoren
Etablierung eines transparenten Entscheidungs- und Steuerungsmodells
Im August 2022 fiel die Systementscheidung zugunsten des TCmanager® von SoftDeCC Software GmbH – eine leistungsstarke Lernmanagement-Lösung, die sowohl Standardisierung als auch flexible Anpassbarkeit bietet.
Umsetzung:
Agilität trifft auf Struktur
Mit der neuen Strategie startete ein ambitioniertes Großprojekt einen weiteren, letzten Versuch. Insgesamt rund 120 interne und externe Projektmitarbeitende, davon 10 erfahrene Beraterinnen und Berater von Gemsensprung, arbeiteten an der Umsetzung.
Unsere Gemsen übernahmen dabei zentrale Rollen:
- Strategisches PMO: Steuerung von Budget, Ressourcen, Meilensteinen und Kommunikation
- SCRUM-Implementierung: Einführung agiler Arbeitsweisen mit Sprints, PI-Planning, Sprint Reviews und Retrospektiven
- Business Analyse: Detaillierte Aufnahme und Harmonisierung der Ist- und Soll-Prozesse
- Testmanagement: Strukturierter Aufbau von Testfällen und Testszenarien
- HyperCare-Support: Intensive Begleitung nach Go-Live zur schnellen Stabilisierung
- Anforderungs- und Stakeholder-Management: Frühzeitige, konsequente Einbindung aller Beteiligten
SoftDeCC agierte als Technologiepartner eng verzahnt mit dem Projektteam – mit klarer Rollenverteilung und hoher Kooperationsbereitschaft.
Erfolgsfaktor: Gemsensprung fungierte nicht nur als Beratung, sondern als integrativer Teil des Projektteams – pragmatisch, transparent, zielorientiert.
Ergebnis:
Phoenix erfolgreich gelandet
Im Januar 2025 war es soweit: Der TCmanager® wurde erfolgreich bei DB Training eingeführt – in Scope, pünktlich und unter dem geplanten Budget.
Nach einer umfangreichen HyperCare-Phase konnte das Projekt im März 2025 offiziell abgeschlossen werden. Das sind die wichtigsten Projektergebnisse:
Erfolgreiche Ablösung des Altsystems
Erste Harmonisierung der Bildungsprozesse
Optimierte Disposition, Planung und Abrechnung
Schaffung von Transparenz über Ressourcen und Auslastung
Bereitstellung moderner Lernportale für verschiedene Zielgruppen
Flexibilität für zukünftige Anforderungen und Entwicklungen
DB Training ist heute in der Lage, Bildungsprozesse schneller, effizienter und nutzerfreundlicher zu steuern – auf einer zukunftssicheren technologischen Basis.
Erfolgsfaktoren
im Überblick
- Projekt-Check und ehrliche Bestandsaufnahme
- Neuausrichtung mit klarer Struktur und agiler Methodik
- Starke Teamaufstellung mit Expertinnen und Experten von Gemsensprung
- Enge Zusammenarbeit mit SoftDeCC und dem gesamten externen Projektteam
- Frühe und kontinuierliche Stakeholder-Einbindung
- Konsequente Kommunikation und Change-Begleitung
- Mut zu Entscheidungen und lösungsorientiertes Handeln
Projekt PHOENIX ist der Beweis, dass große Transformationen gelingen, wenn Expertise, Teamgeist und Mut zur Veränderung zusammenkommen.
Mit dem gesamten internen und externen Projektteam, Gemsensprung als strategischem Partner und SoftDeCC als technischem Enabler hat DB Training nicht nur ein neues System eingeführt, sondern eine neue Stärke entwickelt.
Mit Strategie. Mit Struktur. Mit Begeisterung.
lass uns sprechen
Lust auf deinen Phoenix-Moment?
Manchmal braucht es den Mut, Dinge neu zu denken. Mit PHOENIX haben wir gezeigt, was möglich ist, wenn Menschen, Strukturen und Prozesse in Bewegung kommen. Bist du bereit für den nächsten Schritt? Wir sind an deiner Seite.
Ein Projekt, das Klarheit schafft
Ein Interview mit Jana Paul (CIO DB Training) über das Projekt Phoenix
Jana, starten wir direkt ehrlich: Als ihr auf uns zugekommen seid – was war damals eigentlich los bei euch?
Gemse
Unser zentrales IT-System zur Planung, Disposition und Abrechnung war in die Jahre gekommen. Es war eine Eigenentwicklung, die über 25 Jahre lief und die spätestens Ende 2025 abgeschaltet werden musste. Leider waren frühere Anläufe zur Ablösung aus unterschiedlichsten Gründen nicht erfolgreich gewesen. Die Prozesse waren komplex, die Organisation groß und so ehrlich muss man sein: Wir waren an einem Punkt, an dem ein echter Neustart nötig war.
Jana Paul | CIO DB Training
Und dann kam unser Projekt-Check. Wie habt ihr den erlebt?
Gemse
Als wertvoll. Ihr habt nicht nur auf den Projekt-Plan geschaut, sondern vor allem auf die Strukturen, die Haltung im Projekt, die Kommunikation. Es ging euch nicht um schnelle Tools, sondern um echte Klarheit. Das hat gutgetan und es war der Impuls, das Projekt Anfang 2022 ganz neu aufzusetzen.
Jana Paul | CIO DB Training
Was war aus deiner Sicht dabei der entscheidende Hebel?
Gemse
Der ganzheitliche Blick. Ihr habt uns geholfen, Rollen klarer zu fassen, Prioritäten zu setzen und das Projektteam stärker auszurichten. Durch den Blick auf die Steuerung kam mehr Transparenz und Verlässlichkeit rein. Besonders hilfreich war auch euer strategisches PMO – das hat uns in Budget, Ressourcen und Kommunikation enorm gestärkt.
Jana Paul | CIO DB Training
Im Sommer 2022 fiel dann die Entscheidung, den TCmanager® konzernweit einzuführen. Wie war dieser Schritt für euch?
Gemse
Mutig aber konsequent. Wir wussten: Wir brauchen eine Standardlösung, die funktioniert und skalierbar ist. Mit dem TCmanager® hatten wir diese Option und die Chance, nicht nur Technik einzuführen, sondern auch Prozesse zu harmonisieren. Das war ein echter Kulturwandel in vielen Bereichen.
Jana Paul | CIO DB Training
Und wie lief die Umsetzung?
Gemse
Das war ein Kraftakt. Rund 120 Menschen waren allein als Projekt-Team involviert, intern wie extern. Aber es betraf als Zielgruppe auch einen Großteil der Mitarbeitenden von DB Training. Und wir haben es geschafft: Im Januar 2025 wurde der TCmanager® erfolgreich eingeführt, das Projekt wurde im März nach der HyperCare-Phase abgeschlossen. Und ja, in scope, on time und sogar unter Budget. Nach so vielen Jahren, wo zwischenzeitig niemand mehr an einen Erfolg glaubte. Wir waren selbst positiv überrascht, wie rund es lief. Und auch unglaublich stolz!
Jana Paul | CIO DB Training
Was würdest du sagen: Warum hat es diesmal geklappt?
Gemse
Es lag an den Menschen. Wir hatten ein starkes Projektteam, wir haben Stakeholder früh eingebunden und wirklich zugehört. Und ihr wart ein wichtiger Teil davon als Sparringspartner, Strukturgeber, Mitdenker. Dieses Zusammenspiel war entscheidend.
Jana Paul | CIO DB Training
Und wenn du heute zurückschaust: Was bleibt dir besonders hängen?
Gemse
Dass Wandel möglich ist, wenn Klarheit und Haltung zusammenkommen. Wir haben nicht nur ein System eingeführt, wir haben als Organisation gelernt, uns bewegt und Verantwortung übernommen. Projekt PHOENIX war für uns nicht nur ein IT-Projekt – es war eine echte Transformation.
Jana Paul | CIO DB Training
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